Personvernerklæring
- Formålet med denne erklæringen er å informere offentligheten om hvordan Fagerhaugskolene samler inn, lagrer, behandler personopplysninger samt ivaretar personvernet.Skolene behandler personopplysninger først og fremst til følgende formål:
- Registrering i skoleadministrativt system
- Skole / hjem samarbeid via brev, epost og SMS, samt transport
- Opplæring og oppfølging av elevene
- Tilrettelegge for tilpasset opplæring
- Gjennomføring av elevundersøkelse og nasjonale prøver
Grunnlag for behandlingen
Fagerhaugskolene har et rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger.
- Opplæringsloven inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen.
- Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
- Ny personopplysningslov utfyller personvernforordningen (GDPR) på enkelte områder.
- Arkivloven inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon
Lover og forskrifter
- Herunder er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer skolens behandling av personopplysninger:
- LOV-1998-07-17-61: Opplæringsloven
- LOV-2018-06-15-38: Personopplysningsloven
- LOV- 1992-12-04-126: Arkivloven
- LOV-1967-02-10: Forvaltningsloven
- LOV-2006-05-19-16: Offentleglova
Opplysninger som blir behandlet
-
- Navn, fødselsnummer og adresse
- Klasse- og gruppetilhørighet
- Prøve- og kartleggingsresultater
- Fagkarakterer og orden/oppførsel
- IOP
- Relevante helseopplysninger
- Fravær
Dine rettigheter
Du har rettigheter i forhold til dine personopplysninger som beskrevet i GDPR kapittel 3:
- Du har rett til informasjon om hvilke opplysninger skolen behandler og hva de brukes til
- Du har rett til innsyn i opplysninger som er lagret om deg
- Du kan kreve retting av feilaktige eller ufullstendige opplysninger
- Du kan be om at unødvendige opplysninger om deg selv slettes
Innsyn i opplysninger som er registrert på deg kan fås ved skriftlig henvendelse til Fagerhaugskolene
Hvordan Behandles personopplysninger hos oss?
WIS skole
Alt av personalia på foreldre og elever samt ansatte, fravær, merknader og elevsamtaler registreres i det digitale administrasjonssystemet WIS skole.
Transponder
Kommunikasjonsmiddel som brukes til akuttberedskap og Kommunikasjon mellom skole -Hjem. Her ligger det foreldrenes opplysninger (telefonnummer og epost ). Ved anskaffelse av tjenesten undertegnes det databehandling skjema med tjenesteleverandøren Transponder som r i tråd med GDPR reglene.
Lokal Server
Den lokale serveren fungerer som plattform for samhandling, planlegging og underveisvurderinger. Dokumenter knyttet til undervisning, vurdering og oppfølging, logg over nettverk, aktivitetsplaner og oppfølging av det psykososiale miljøet, samt bilder og video lagres på skolens lokale server. Systemet driftes eksternt av Nortec og er tilgangsstyrt for brukere.
Microsoft Office 365 & Google Workspace
Fagerhaugskolene bruker Office 365 og Google Workspace (Tidligere kjent som G-Suite) plattform til kommunikasjon og undervisning. Teams og OneNote er sentral når det kommer til den daglige undervisningen på den kristne skolen. Classroom og Chat brukes til samme formål på den internasjonale skolen. Mapper i løsningene har gradert tilgang som gis gjennom Teams administrasjonssenteret og Google Admin Consol.
DIGA (Digital arkiv)
Skolen har utviklet sitt eget digitale arkiv som er på den lokale serveren. Personopplysninger vi får inn i form av papir skannes det rett til tjenesten og papir utgaven makuleres. Opplysninger som ligger i løsningen anses sensitiv og deles dermed kun med de som trenger det for forsvarlig undervisning.
Hjemmeside: (Fagerhaugoppvekst.no)
Bilder og video legges ut på hjemmeside for å dokumentere ulike skoleaktiviteter. Det legges ikke ut bilder og video av elever som har reservert seg mot offentlig publiseringer.
Hvilke regler gjelder for datalagring hos oss?
Hvor lenge skal en skole oppbevare dine data avhenger om opplysningene er pålagt arkivpliktig eller ikke. arkivpliktige opplysninger lagres på ubestemt tid mens ikke arkivpliktig data slettes umiddelbart når formålet med lagringen er oppfylt. Herunder finner dere hvilke regler som regler for datalagring hos oss samt oversikt over personalet som er ansvarlige for personvern.
Navn på elever og avsluttende vitnemål etter 10. klasse blir tatt vare på ubestemt tid. Det samme gjelder opplysninger om hvilke fag en elev har fått undervisning i.
Notater om oppførselen til en elev gjennom året, blir slettet når vurderingen er gitt og fristen for å klage er gått ut. Andre notater tas vare på så lenge eleven går på skolen og lærerne mener de har nytte av notatene.
Vedtak om skyss tar skolen vare på bare det året vedtaket gjelder. Andre dokumenter om en elev, f.eks vedtak om spesialundervisning, individuelle opplæringsplaner mm tas vare på så lenge skolen har bruk for dokumentene. Deretter blir de makulert.
Når en elev slutter ved skolen, tar skolen vare på navn og adresse slik at det kan være mulig å kontakte eleven dersom vi blir pålagt det. Ellers vil vi bare bruke denne adressen når eleven/foresatte har gitt oss tillatelse til å sende brev. Eleven/foresatte kan trekke denne tillatelse tilbake.
Ansvarsfordeling:
Skolestyret har hovedansvar for behandling av personopplysninger ved Fagerhaugskolene. Daglig leder er delegert ansvaret for den daglige håndtering og behandling av personopplysning for både elever, ansatte og foresatte.
Ønsker du innsyn i behandling av personopplysninger kan du ta kontakt med oss :
epost: post@fagerhaugoppvekst.no
Behandlingsansvarlig: Daglig leder Olav Teigen
olav.teigen@fagerhaugoppvekst.no
Personvernansvarlig: Mirjam Elverum
Databehandler: IT – ansvarlig: Prabavathi Arunachalam prabavathi.arunachal@fagerhaugoppvekst.no